Leverantör

Är du företrädare för en leverantör behandlar vi personuppgifter om dig för att hantera relationen med leverantören. Apotek Hjärtat, org 556773-8249, är personuppgiftsansvarig för dessa personuppgiftsbehandlingar om inte annat särskilt anges nedan.

Dina rättigheter

Enligt dataskyddsförordningen har du ett antal rättigheter. Du kan läsa mer om dina rättigheter här.      

Varifrån samlar vi in personuppgifter? 

• Dig själv 

Vi samlar in de personuppgifter som du uppger som företrädare för en leverantör. 

• Ditt företag 

Vi samlar in personuppgifter från det företag du arbetar för, t.e.x i samband med en upphandling eller vid ett köp av varor eller tjänster.

• ICA-bolag 

Vi är en del av ICA Gruppen-koncernen och det innebär att vi samarbetar med andra ICA-bolag (t.ex. ICA Sverige AB). Det innebär i sin tur att ICA-bolag kan komma att dela personuppgifter med varandra, t.ex. i samband med en upphandling eller vid köp av varor eller tjänster. 

• Externa personer 

Vi samlar in personuppgifter som andra externa personer lämnar till oss, t.ex. för att komma i kontakt med ditt företag. 

• Allmänt tillgängliga informationskällor 

I vissa fall samlar vi in information som finns allmänt tillgänglig, t.ex. på internet eller sociala medier, för att komma i kontakt med ditt företag, i samband med en upphandling eller för att hantera leverantörsförhållandet. 

När och varför behandlar vi dina personuppgifter? 

Upphandling  

Ändamål: Upphandling och inköp av tjänster, system eller produkter  

Vi behöver behandla dina personuppgifter i samband med en upphandling eller inköp av tjänster, system eller produkter. I samband med en upphandling behandlar vi dina personuppgifter, t.ex. för att samla in kontaktuppgifter till dig som representant för leverantören inför en förfrågan eller en upphandling, för att hämta in underlag och genomföra upphandlingen. 

För att vi ska kunna upphandla och köpa in tjänster, system eller produkter gör vi följande personuppgiftsbehandlingar:  

• Upprätta NDA 
• Göra utskick av RFI, RFP och RFQ 
• Göra utskick av ISCD 
• Genomföra möten 
• Upprätta avtal  

 Leverantörsförhållandet  

Ändamål: Hantera leverantörsförhållandet  

Vi behöver behandla dina personuppgifter för att kunna hantera leverantörsförhållandet på bästa sätt.  

För att vi ska kunna hantera leverantörsförhållandet gör vi följande personuppgiftsbehandlingar:  

• Genomföra leverantörsuppföljning 
• Administrera leverantörsfakturor
• Genomföra beställningar och reklamationer/avvikelser
• Ta ut och presentera statistik 
• Genomföra möten 

Ändamål:  Arrangera leverantörsträffar

Vi behöver behandla dina personuppgifter i samband med att vi arrangerar leverantörsträffar. För att skapa leverantörsträffar på bästa sätt kan vi komma att samla in matpreferenser. Om vi samlar in matpreferenser som kan innebära hälsouppgifter gör vi det enbart om du uttryckligen lämnat dessa uppgifter själv och samtyckt till detta.  

För att vi kunna arrangera leverantörsträffar gör vi följande personuppgiftsbehandlingar:  

• Skicka inbjudan 
• Samla in matpreferenser 
• Hantera korrespondens med dig
     

Hantera, skydda och utveckla våra system och tjänster

Ändamål:  Hantera, skydda och utveckla våra system och tjänster 

Vi behöver behandla dina personuppgifter i samband med att kunna hantera, skydda och utveckla våra system och tjänster. Vi behandlar dina personuppgifter i samband med hantering av incidenter, förändringar och problem. 

För att vi kunna hantera, skydda och utveckla våra system och tjänster gör vi följande behandlingar:  

• Utreda incidenter 
• Genomföra felsökning/logghantering
• Administrera behörigheter
• Säkerställa spårbarhet och genomföra säkerhetskopiering av IT-system 
• Utföra problem- och förändringshantering 

Utrednings- och säkerhetsskäl samt för att hantera rättsliga krav

Om vi misstänker att vi blivit utsatta för bedrägeri eller andra lagöverträdelser behandlar vi de personuppgifter som vi har samlat in om dig för utrednings- och säkerhetsskäl. Likaså behandlar vi dina personuppgifter om du har rättsliga krav mot Apotek Hjärtat eller om vi har rättsliga krav mot dig. Sådan behandling är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att utreda bedrägerier och andra lagöverträdelser samt för att hantera och bemöta rättsliga krav.

Mottagare som information delas med

I vissa fall behöver vi dela med oss av dina personuppgifter till andra mottagare.

Vi delar personuppgifter med:

• Tjänsteleverantör

Apotek Hjärtat använder underleverantörer, t.ex. IT-support, som kan få tillgång till dina personuppgifter. Dessa underleverantörer får endast behandla dina personuppgifter enligt våra uttryckliga instruktioner och får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. 

• Ditt företag

Vi kan komma att dela dina uppgifter till ditt företag eller organisation för att de ska kunna följa upp din användning av våra leverantörstjänster.

• ICA-bolag

ICA-bolagen delar dina personuppgifter med varandra, t.ex. i samband med en upphandling eller för att hantera en beställning av en vara eller en tjänst.

Upphandling av leverantör

Hantera leverantörsförhållande

• Övriga mottagare 

I vissa fall kan vi dela dina personuppgifter med andra mottagare, om det är nödvändigt för situat­ionen (t.ex. för att hantera och bemöta rättsliga krav). Exempel på dessa mottagare är externa rådgivare, myndigheter, dom­stol och polisen.