Personuppgiftsbehandling när du söker jobb eller praktik på apotek hos oss
När du söker en tjänst eller praktik hos oss behandlar vi dina personuppgifter för att exempelvis hantera rekryteringsprocessen eller praktikförfarandet. Vi behandlar även dina personuppgifter om du har praktik hos oss på Apotek Hjärtat. Likaså kan vi behandla dina uppgifter om du anmäler ditt intresse för nyhetsutskick om bl.a. jobb och karriär inom Apotek Hjärtat och för att vi ska kunna kontakta dig om intressanta tjänster. Apotek Hjärtat är personuppgiftsansvarig, org 556773-8249, för dessa personuppgiftsbehandlingar om inte annat särskilt anges nedan.
Dina rättigheter
Enligt dataskyddsförordningen har du ett antal rättigheter. Du kan läsa mer om dina rättigheter här.
Varifrån samlar vi in personuppgifter?
- Dig själv
Vi samlar in de personuppgifter som du själv, direkt eller indirekt, lämnar till oss i samband med rekryteringsprocessen, till exempel i CV och personligt brev och i testresultat.
Om vi har anlitat ett rekryteringsföretag samlar vi in de personuppgifter som rekryteringsföretaget lämnar till oss.
- Referenspersoner
Vi hämtar normalt in omdömen från referenspersoner i slutfasen av rekryteringsprocessen. I sådant fall samlar vi in de personuppgifter som referenspersonen lämnar om dig.
- Allmänt tillgängliga informationskällor
I vissa fall samlar vi in information som finns allmänt tillgänglig, till exempel LinkedIn, som underlag för bedömning av en ansökan.
- Offentliga register
Om du söker en tjänst som kräver legitimation inom hälso- och sjukvården kontrollerar vi din legitimation gentemot Socialstyrelsen och Inspektionen för vård och omsorg (IVO).
- Universitet
Om du söker praktik hos oss och gör det via universitetsportalen inhämtar vi personuppgifter i och med vårt samarbete med landets universitet.
När och varför behandlar vi dina personuppgifter?
Rekryteringsprocessen
Ändamål: Hantera ansökan och urval
Vi behöver behandla dina personuppgifter för att hantera ansökan och urval i ett första skede av rekryteringsprocessen på bästa sätt. Vi använder dina uppgifter för att kommunicera med dig under processen.
Eventuella särskilda kategorier av personuppgifter (känsliga personuppgifter), till exempel hälsouppgifter och uppgift om fackligt medlemskap, behandlar vi endast om du frivilligt lämnar sådana uppgifter till oss och då med stöd av ditt uttryckliga samtycke. Känsliga personuppgifter raderas direkt om de saknar relevans.
För att kunna hantera rekryteringsprocessen gör vi följande behandlingar:
- Ta emot ansökan
- Granska och göra urval på kandidater
- Genomföra eventuella psykometriska tester (logiska problemlösnings- och personlighetstester)
- Genomföra intervjuer
| Kategorier av personuppgifter | Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Demografiska uppgifter Bild- och ljudmaterial Kompetensuppgifter Uppgift om omdöme Uppgift om sociala förhållanden* CV, Kommunikation** Uppgift om sociala förhållanden* - inkluderar uppgifter om ditt civilstånd och familjeliv om du lämnar in sådant i din ansökan Kommunikation**- kan inkludera känsliga personuppgifter, till exempel hälsouppgifter och uppgift om fackligt medlemskap, om du frivilligt lämnar sådana uppgifter till oss och då med stöd av ditt uttryckliga samtycke. Känsliga personuppgifter raderas direkt om de saknar relevans. |
|---|---|
| Laglig grund | Berättigat intresse. Apotek Hjärtat har ett berättigat intresse av att rekrytera anställda för att se till att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. |
| Bevarandetid | Dina personuppgifter bevaras under rekryteringsprocessen för detta syfte och för en tid om 26 månader därefter i syfte att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav. |
Ändamål: Hantera slutkandidater
Vi behöver behandla dina personuppgifter för att hantera rekryteringsprocessen på bästa sätt. Om du är en slutkandidat i rekryteringsprocessen behandlar vi dina personuppgifter för att kunna göra den bästa rekryteringen. Exempelvis kan vi behöva genomföra psykometriska tester (logiska problemlösnings- och personlighetstester) och referenstagning under denna del av rekryteringsprocessen.
För att kunna hantera slutkandidater gör vi följande behandlingar:
- Genomföra intervjuer
- Genomföra psykometriska tester (logiska problemlösnings- och personlighetstester)
- Genomföra ev kontroll mot offentliga register
- Genomföra referenstagning
- Upprätta anställningsavtal
| Kategorier av personuppgifter | Identitetsuppgifter* Kontaktuppgifter Kompetensuppgifter Uppgift om omdöme Uppgift om sociala förhållanden** Kommunikation*** Testuppgifter Identitetsuppgifter*- inkluderar personnummer för att kunna upprätta ett anställningsavtal och för att kunna genomföra kontroll mot offentliga register Uppgift om sociala förhållanden** - inkluderar uppgifter om ditt civilstånd och familjeliv om du lämnar in sådant i din ansökan Kommunikation**- kan inkludera känsliga personuppgifter, till exempel hälsouppgifter och uppgift om fackligt medlemskap, om du frivilligt lämnar sådana uppgifter till oss och då med stöd av ditt uttryckliga samtycke. Känsliga personuppgifter raderas direkt om de saknar relevans. |
|---|---|
| Laglig grund | Fullgörande av avtal. Behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder innan ett eventuellt anställningsavtal träffas. Rättslig förpliktelse vad gäller kontroll mot offentliga register då vi är skyldiga enligt lag att kontrollera legitimerade yrken. |
| Bevarandetid | Dina personuppgifter bevaras under rekryteringsprocessen för detta syfte och för en tid om 26 månader därefter i syfte att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav. |
Ändamål: Genomföra bakgrundskontroll
Vi kan komma att behandla personuppgifter i syfte att genomföra bakgrundkontroll för att bedöma lämpligheten på de personer som rekryteras för högt uppsatta tjänster eller nyckelpersoner inom Apotek Hjärtat. Om detta gäller dig kommer vi att informera dig om det innan kontrollen genomförs.
För att kunna genomföra kontroll gör vi följande behandlingar:
- Genomföra bakgrundkontroll (om relevant för säkerhet)
| Kategorier av personuppgifter | Identitetsuppgifter* Kontaktuppgifter Kompetensuppgifter Uppgift om omdöme Uppgift om sociala förhållanden Testuppgifter Anställningsuppgifter Demografiska uppgifter Ekonomiska uppgifter Uppgift om innehav av värdepapper CV Bolagsengagemang Uppgift om bisysslor och intressekonflikter Arbetsgivarintyg Kommunikation Identitetsuppgifter*- inkluderar personnummer för att kunna genomföra kontroll |
|---|---|
| Laglig grund | Rättslig förpliktelse. Apotek Hjärtat behöver i vissa fall utföra bakgrundskontroller för att kunna uppfylla skyldigheter i lag på grund av att vi tillhandahåller samhällsviktiga tjänster. |
| Bevarandetid | Dina personuppgifter bevaras enbart under rekryteringsprocessen och raderas därefter. |
Ändamål: Hantera framtida rekrytering för apotekspersonal
Vi kan komma att behandla dina personuppgifter för att kunna hantera framtida rekrytering för apotekspersonal på bästa sätt. Om du lämnar ditt samtycke behandlar vi dina personuppgifter efter avslutat ansökningsförfarande och/eller om du anmält ditt intresse för nyhetsutskick om jobb och karriär i syfte att kunna kontakta dig om vi vill rekrytera dig till en tjänst som passar din profil.
För att kunna hantera framtida rekrytering gör vi följande behandlingar:
- Lagra framtida kandidater
- Skicka ut nyhetsutskick
| Kategorier av personuppgifter | Identitetsuppgifter, Kontaktuppgifter, Demografiska uppgifter, Bild- och ljudmaterial, Kompetensuppgifter, Uppgift om omdöme Uppgift om sociala förhållanden* CV, Kommunikation** Uppgift om sociala förhållanden* - inkluderar uppgifter om ditt civilstånd och familjeliv om du lämnar in sådant i din ansökan Kommunikation**- Tänk på att inte skriva känsliga personuppgifter då dessa raderas direkt och saknar relevans för detta ändamål. |
|---|---|
| Laglig grund | Samtycke. |
| Bevarandetid | Dina personuppgifter bevaras för framtida rekrytering på hjärtatsvanner.se Profilen raderas 26 månader efter senaste inloggning/aktivitet eller till dess att du tar bort din ansökan. |
Vill du inte längre ha mejl från Hjärtats Vänner? Logga då in på ditt konto på hjartatsvanner.se/login och ändra dina mejlinställningar eller radera ditt konto.
Ändamål: Hantera uppsökande rekrytering
Ibland hanterar vi uppsökande rekrytering där vi söker efter lämpliga kandidater som inte har hittat till oss ännu. För att kunna arbeta med uppsökande rekrytering behöver vi behandla dina personuppgifter.
För att kunna hantera uppsökande rekrytering gör vi följande personuppgiftsbehandlingar:
- Hantera sourcing och kontakta tilltänkta kandidater
| Kategorier av personuppgifter | Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Kompetensuppgifter |
|---|---|
| Laglig grund | Berättigat intresse. Apotek Hjärtat har ett berättigat intresse av att rekrytera anställda för att se till att verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt sätt. |
| Bevarandetid | Dina personuppgifter bevaras till dess att vi kontaktat dig och fått svar om du är intresserad av en tjänst eller inte. Vid intresse sparas dina personuppgifter till dess att tjänsten är tillsatt eller om du inte längre är intresserad av tjänsten.. |
Ändamål: Utvärdera och följa upp rekryteringsprocessen
Vi kan komma att behandla dina personuppgifter för att utvärdera och följa upp rekryteringsprocessen. Detta gör vi genom att exempelvis ta fram rapporter och statistik över antalet ansökningar per tjänst eller genom att skicka ut en enkät till dig efter avslutad process. Det är helt frivilligt att svara på dessa enkäter och svaren hanteras alltid på en aggregerad nivå (alltså en sammanslagen nivå och inte på en individnivå).
För att kunna utvärdera och följa upp rekryteringsprocessen gör vi följande behandlingar:
- Skicka ut enkäter
- Inhämta och sammanställa svar på en aggregerad nivå
- Ta fram statistik och rapporter på en aggregerad nivå
| Kategorier av personuppgifter | Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Kommunikation |
|---|---|
| Laglig grund | Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa upp och utvärdera rekryteringsprocessen. |
| Bevarandetid | Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik sparas tillsvidare. |
Praktikant
Ändamål: Hantera kommande farmaceutpraktikanter
Vi behöver behandla dina personuppgifter för att hantera kommande farmaceutpraktikanter på bästa sätt. Vi samarbetar med universitet för att kunna få in farmaceutpraktikanter hos oss på Apotek Hjärtat och för att kunna få kontakt med kommande medarbetare.
För att kunna hantera kommande farmaceutpraktikanter gör vi följande behandlingar:
- Inhämta uppgifter från universitetsportal
- Registrera kommande farmaceutpraktikanten på ett praktikapotek
- Informera utfall av farmaceutpraktikant till apotek
- Registrera förändringar av handledare/apotek (om relevant)
- Informera farmaceutpraktikanten om praktikplats
| Kategorier av personuppgifter | Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Utbildning |
|---|---|
| Laglig grund | Fullgörande av avtal. Behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder innan ett eventuellt praktikavtal träffas. |
| Bevarandetid | Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under din praktikperiod. |
Ändamål: Hantera farmaceutpraktikanter
Vi behöver behandla dina personuppgifter för att hantera farmaceutpraktikanter på bästa sätt. Vi samarbetar med universitet för att kunna få in farmaceutpraktikanter hos oss på Apotek Hjärtat och för att kunna få kontakt med kommande medarbetare. När du väl fått en praktikplats hos oss på Apotek Hjärtat behöver vi hantera dina personuppgifter för att du ska kunna utföra din praktik hos oss. Vi delar ut praktikförmån till våra praktikanter om du vill det. Det är inte tvingande att lämna sådana personuppgifter till oss utan helt frivilligt.
För att kunna hantera kommande farmaceutpraktikanter gör vi följande behandlingar:
- Registrera och hantera användarkonton
- Genomföra behörighetsstyrning
- Registrera uppgifter för schemaläggning
- Skicka bedömning/utvärdering till universitet
- Registrera uppgifter för praktikförmån (valfritt)
- Betala ut praktikförmån (valfritt)
| Kategorier av personuppgifter | Identitetsuppgifter* Kontaktuppgifter Praktikantuppgifter Demografiska uppgifter Organisatoriska uppgifter Uppgift om omdöme Praktikförmån- och ersättningsuppgifter Närvaro- och frånvarouppgifter** Identitetsuppgifter* - inkluderar personnummer. För att möjliggöra identifiering och säkerställa din identitet samt betala ut praktikförmån **Närvaro- och frånvarouppgifter - kan inkludera känsliga personuppgifter. Behandlingen är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige eller den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter |
|---|---|
| Laglig grund | Avtal. Behandlingen är nödvändig för att fullgöra praktikavtalet. |
| Bevarandetid | Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under din praktikperiod och därefter bevaras praktikförmån- och ersättningsuppgifter under 7 år för bokföringsändamål. Personuppgifter kopplad till schemaläggning sparas 10 år i syfte att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav. |
Ändamål: Hantera praktisk tjänstgöring
Vi behöver behandla dina personuppgifter för att hantera praktisk tjänstgöring. Praktisk tjänstgöring är en del av Socialstyrelsens väg till legitimation för apotekare utbildade utanför EU/EES. För att du ska kunna praktisera på något av våra apotek behöver vi skicka in uppgifter till Socialstyrelsen.
För att kunna hantera praktisk tjänstgöring gör vi följande behandlingar:
- Skicka in blankett/ansökan till Socialstyrelsen
- Skicka bedömning/utvärdering till Socialstyrelsen
| Kategorier av personuppgifter | Identitetsuppgifter* Kontaktuppgifter Praktikantuppgifter Demografiska uppgifter Uppgift om omdöme Utbildning Identitetsuppgifter* - inkluderar personnummer. För att möjliggöra identifiering och säkerställa din identitet |
|---|---|
| Laglig grund | Rättslig förpliktelse. Apotek Hjärtat är skyldiga enligt lag att skicka denna information till Socialstyrelsen. |
| Bevarandetid | Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under din praktikperiod. |
Ändamål: Genomföra event/utbildning med externa parter
Vi kan komma att behandla dina personuppgifter för att genomföra event/utbildning med externa parter både digitalt och fysiskt. Vi vill kunna visa upp eller utbilda om Apotek Hjärtat för att kunna attrahera och rekrytera dig som medarbetare till oss. Om vi samlar in matpreferenser som kan innebära hälsouppgifter gör vi det enbart om du uttryckligen lämnat dessa uppgifter själv och samtyckt till detta.
För att kunna genomföra event/utbildning med externa parter gör vi följande behandlingar:
- Ta fram potentiella mötesdeltagare
- Skicka ut deltagarinbjudan
- Registrera deltagare som har tackat ja
- Samla in matpreferenser vid fysiska träffar
- Registrera frågor och svar
- Följa upp event/utbildning genom att skicka ut enkäter till deltagare
| Kategorier av personuppgifter | Identitetsuppgifter Kontaktuppgifter Matpreferensuppgifter* Kommunikation* Kommunikation* - innehåller det du skriver i chatten/digitala verktyg Matpreferensuppgifter* - kan inkludera hälsouppgifter och behandlas enbart om du själv har lämnat dessa uppgifter |
|---|---|
| Laglig grund | Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna genomföra event/utbildningar med externa parter. |
| Bevarandetid | Dina personuppgifter bevaras för detta syfte till dess att event/utbildningen är genomförd. |
Ändamål: Hantera övriga praktikanter (som inte är farmaceutstudenter)
Vi behöver behandla dina personuppgifter för att hantera dig som praktikant på Supportkontoret. Vi tar ibland emot praktikanter som kommer från universitet eller högskola och som ska genomföra sin LiA. När du väl fått en praktikplats hos oss på Apotek Hjärtat behöver vi hantera dina personuppgifter för att du ska kunna utföra din praktik hos oss
För att kunna hantera övriga praktikanter gör vi följande behandlingar:
- Registrera inkomna ansökningar
- Genomföra samtal med ansökande
- Registrera och hantera konto/behörigheter
| Kategorier av personuppgifter | Identitetsuppgifter* Kontaktuppgifter Praktikantuppgifter Demografiska uppgifter CV Organisatoriska uppgifter Uppgift om omdöme Närvaro- och frånvarouppgifter** Identitetsuppgifter* - inkluderar personnummer. För att möjliggöra identifiering och säkerställa din identitet **Närvaro- och frånvarouppgifter - kan inkludera känsliga personuppgifter. Behandlingen är nödvändig för att den personuppgiftsansvarige eller den registrerade ska kunna fullgöra sina skyldigheter och utöva sina särskilda rättigheter |
|---|---|
| Laglig grund | Avtal. Behandlingen är nödvändig för att ingå och fullgöra praktikavtalet. |
| Bevarandetid | Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under din praktikperiod. |
Hantera, skydda och utveckla våra system och tjänster
Ändamål: Hantera, skydda och utveckla våra system och tjänster
Vi behöver behandla dina personuppgifter i samband med att kunna hantera, skydda och utveckla våra system och tjänster. Vi behandlar dina personuppgifter i samband med hantering av incidenter, förändringar och problem.
För att vi kunna hantera, skydda och utveckla våra system och tjänster gör vi följande behandlingar:
- Utreda incidenter
- Genomföra felsökning/logghantering
- Säkerställa spårbarhet och genomföra säkerhetskopiering av IT-system
- Utföra problem- och förändringshantering
| Kategorier av personuppgifter | Samtliga uppgifter som anges under respektive ändamål. |
|---|---|
| Laglig grund | Rättslig förpliktelse. Apotek Hjärtat är skyldiga enligt lag att skydda våra system och tjänster. |
| Bevarandetid | Dina personuppgifter bevaras under samma period som anges i förhållande till respektive ovan angivet ändamål med behandlingen av dina personuppgifter ovan. Personuppgifter i loggar bevaras för felsökning och incidenthantering under en tid om 13 månader räknat från tidpunkten för logghändelsen. |
Utrednings- och säkerhetsskäl samt för att hantera rättsliga krav
Om vi misstänker att vi blivit utsatta för bedrägeri eller andra lagöverträdelser behandlar vi de personuppgifter som vi har samlat in om dig för utrednings- och säkerhetsskäl. Likaså behandlar vi dina personuppgifter om du har rättsliga krav mot Apotek Hjärtat eller om vi har rättsliga krav mot dig. Sådan behandling är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att utreda bedrägerier och andra lagöverträdelser samt för att hantera och bemöta rättsliga krav.
Mottagare som information delas med
I vissa fall behöver vi dela med oss av dina personuppgifter till andra mottagare. Om vi delar dina personuppgifter ansvara mottagaren som utgångspunkt för att hantera uppgifterna på ett säkert och korrekt sätt.
Vi delar personuppgifter med:
Leverantörer
Vi delar dina personuppgifter med våra leverantörer. Dessa företag får endast använda dina personuppgifter enligt våra tydliga instruktioner och de får inte använda dina uppgifter för egna ändamål. Vi har leverantörer som hjälper oss med
- IT-tjänster (företag som levererar IT-lösningar, hanterar drift, ger teknisk support och underhåller våra IT-system)
- personlighets- och förmågetester (företag som genomför personlighets- och förmågetester och sammanställer resultat av testerna).
Vi ansvarar för det mesta hur dina personuppgifter hanteras av de leverantörer som utför uppgifter åt oss. Ibland kan våra leverantörer ses som självständigt personuppgiftsansvarig och i sådant fall får du information om det.
Myndigheter
Inför en eventuell anställning måste vi i vissa fall dela de personuppgifter som vi har samlat in, för att hantera rekryteringsprocessen, med berörda myndigheter. Det gör vi för att uppfylla Apotek Hjärtats rättsliga skyldigheter (till exempel kontroll av behörighet som är en förutsättning för tjänsten). Vi kan också komma att dela dina personuppgifter som vi samlat in, i samband med rekryteringsprocessen, för att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav. Sådan delning är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, till exempel vid en tvist och rättsprocesser.
Fackliga organisationer och arbetsgivarorganisationer
I vissa fall delar vi dina personuppgifter som vi samlat in i samband med rekryteringsprocessen med fackliga organisationer och arbetsgivarorganisationer. Det gör vi för att uppfylla Apotek Hjärtats rättsliga skyldigheter (till exempel förhandlings- och informationsplikt vid tillsättning av en chef). Vi kan också komma att dela dina personuppgifter som vi samlat in, i samband med rekryteringsprocessen, för att hantera och bemöta alla typer av rättsliga krav. Sådan delning är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, till exempel vid en tvist och rättsprocesser.
Externa rådgivare
Om det är nödvändigt för att hantera och bemöta ett rättsligt krav kan vi dela dina personuppgifter som vi samlat i samband med rekryteringsprocessen med externa rådgivare (till exempel advokatbyråer eller andra juristbyråer). Sådan delning är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav, till exempel vid en tvist och rättsprocesser.
