Nyheter och revidering av sortimentet

På Apotek Hjärtat omvärderar vi kontinuerligt vårt sortiment utifrån våra kunders behov och är intresserade av nyheter som kan bidra till att öka kundnyttan.   

Revidering i butik sker tre gånger per år i maj, oktober och februari. Sortimentet online revideras löpande under året. 

Observera att solartiklar hanteras i februarirevideringen och julartiklar i oktoberrevideringen.  

Information för leverantörer som aviserar produkter till Apotek Hjärtat

Som vi tidigare berättat genomför Apotek Hjärtat just nu en större satsning på att modernisera och kvalitetssäkra vår hantering av artikelinformation. Nu lanserar vi en helt ny artikelportal (PDX) som både kommer att ersätta dagens Excel-aviseringar och innehålla hela ert sortiment hos oss. Målet är att stärka datakvaliteten och samtidigt lägga grunden för ett mer modernt sätt att avisera produkter.  

Det innebär att all artikelavisering kommer att ske via vår nya artikelportal. 

Artikelportalen ska ge er som leverantör: 

• Tydligare krav på artikelinformation 
• Bättre kvalitet från start 
• Enklare kommunikation och komplettering av data, för hela sortimentet, inte bara revideringar 

Vi kommer även använda oss av den artikelinformation ni har i Validoo. Om ni använder er av Validdo vill vi att ni öppnar upp för all artikelinformation till vårt GLN 7312440012653. 

Se även användarmanual och instruktionsvideo för vägledning i hur ni fyller i informationen  i artikelportalen. 

Gällande datum för kommande revidering

Revidering Butik 2027

• Februarirevidering
  • Februarirevidering
  • Avisering sker via artikelportalen
  • Deadline för avisering 2 oktober 2026 (vecka 40)
  • Revidering i butik startar 1 februari 2027 
• Majrevidering
  • Avisering sker via artikelportalen
  • Deadline för avisering 30 december 2026 (vecka 53)
  • Revidering i butik startar 3 maj 2027 
• Oktoberrevidering 
  • Avisering sker via artikelportalen
  • Deadline för avisering 7 maj 2027 (vecka 18)
  • Revidering i butik startar 4 oktober 2027 

Endast artiklar som inkommit i tid och är kompletta kan hanteras i denna revidering. 

Onlinerevidering 

• Avisering sker via artikelportalen 
• Avisering sker löpande under året 

Vid frågor om artikelportalen vänligen kontakta:  
masterdata.supplier@apotekhjartat.se 

Avisering och dokumentation till Apotek Hjärtat

Börja med att förankra nyheter och priser med ansvarig Kategori- och Inköpschef innan avisering i PDX sker.  

För att Apotek Hjärtat ska kunna utvärdera och ta in nya artiklar behöver vi för alla artiklar få in: 

• Fullständig och korrekt ifylld information i artikelportalen utifrån korrekt PPH, se nedan. 
• Förpackningshierarki inlagd i artikelportalen. Mall förpackningshierarki
• Bilder för planogram och försäljning online.  
• Säkerhetsdatablad för kemiska produkter samt för övriga produkter i de fall det är aktuellt utifrån transport och lagring.
• Övrig kvalitetsdokumentation utifrån produkttyp enligt nedan. 

Information gällande aviseringsdokument

• Produktbild(er)
  Avsedd för marknadsföring och försäljning av artikel online. 
  Produktbild(er) skickas till ansvarig Kategori- och Inköpskoordinator
  Filformat: JPG, PNG eller TIFF. 
  Format: 900x900-2400x2400 pixlar. 
  Döp bild till produkten GTIN-nummer. Om det finns flera bilder ska de döpas till 
  GTIN_1.jpg, GTIN_2.jpg, GTIN_3.jpg osv. 
  OBS! Endast en urklippsbana inom 1 pixel runt objekt. Utan urklippsbana går också bra. 
  Vit eller genomskinlig bakgrund, utan skugga.
  Exempel på produktbild
• För nya varumärken gäller också:
  Varumärkesbild: 2849x1056 pixlar.
  Logotype: 300x200 pixlar.
  Varumärken skickas till ansvarig Kategori- och Inköpskoordinator
• Planogrambild
  Används för hyllplanering i butik. Bilden ska visa den förpackning eller det ytteremballage som kunden möter i butik, till exempel produktens kartong eller ytterförpackning.
  Filformat: PNG eller JPEG. Om möjligt, använda gärna .1-format.
  Exempel på planogrambild
• Måttinformation
  Instruktion för hur du mäter produkten. 
• Artwork 
  Används för kvalitetsgranskning av artiklar.
  Aktuellt för livsmedel, kosttillskott, medicintekniska produkter, personlig skyddsutrustning och kemiska produkter. Samt på förfrågan för kosmetiska produkter.
  Förpackningens samtliga sidor ska vara läsbara. Inkludera ytterförpackning, innerförpackning samt eventuell tilläggsmärkning (t ex etikett).
  Filformat: PDF.
  Döp filerna enligt följande: GTIN_Artwork_Datum
  Exempel: 7340160906457_Artwork_260307
  Exempel på artwork
• Hälsopåståenden om botanicals 
  Aktuellt för kosttillskott.
  Ange aktuella ansökningsnummer hos EFSA för respektive använt pending claim om botanicals.
  Filformat: PDF.
  Döp filen enligt följande: GTIN_ Hälsopåståenden_Datum
  Exempel: 7340160906457_ Hälsopåståenden_260307
• Declaration of Conformity (DoC)
  Aktuellt för medicintekniska produkter och personlig skyddsutrustning.
  Filformat: PDF.
  Döp filen enligt följande: GTIN_DoC_Datum
  Exempel: 7340160906457_DoC_260307
• Bruksanvisning
  Aktuellt för medicintekniska produkter, personlig skyddsutrustning och kemiska produkter.
  Filformat: PDF.
  Döp filen enligt följande: GTIN_Bruksanvisning_Datum
  Exempel: 7340160906457_Bruksanvisning_260307
• Säkerhetsdatablad
  Aktuellt för kemiska produkter.
  Filformat: PDF.
  Döp filen enligt följande: GTIN_Säkerhetsdatablad_Datum
  Exempel: 7340160906457_Säkerhetsdatablad_260307
• Egendeklaration
  Aktuellt för kosmetiska produkter och djurfoder.
  Filformat: Excel.
  Döp filerna enligt följande: GTIN_Egendeklaration_Datum
  Exempel: 7340160906457_Egendeklaration_260307
• Ingredienslista
  Aktuellt för kosmetiska produkter vid förfrågan. Gärna i form av en INCI-lista.
  Filformat: PDF.
  Döp filerna enligt följande: GTIN_Ingredienslista_Datum
  Exempel: 7340160906457_ Ingredienslista_260307

Nedan finns information om vilken dokumentation som ska skickas in vid avisering per PPH:  

HV Kosttillskott

Allt människan äter som inte är livsmedel eller läkemedel. Exempelvis vitaminer, mineraler, botanicals (växter, växtdelar, växtextrakt), mjölksyrabakterier eller vätskeersättning. Dessa produkter kan finnas i form av tabletter, kapslar eller pulver.

• Artwork  
• Om hälsopåståenden om botanicals används ska aktuella ansökningsnummer hos EFSA skickas in.

HV Livsmedel

Allt människan äter som inte är kosttillskott eller läkemedel. Exempelvis proteinbar, nötter eller godis.

• Artwork   

HV Medicintekniska produkter

Botar, lindrar eller förebygger sjukdom men är inte läkemedel. Exempelvis plåster, febertermometer eller graviditetstest.

• Artwork  
• Declaration of Conformity (DoC)
• Bruksanvisning (om det finns en sådan)  

HV Personlig Skyddsutrustning

Skyddar mot risker som kan påverka hälsa eller säkerhet. Exempelvis öronproppar, halkskydd, reflexer eller andningsskydd.

• Artwork  
• Declaration of Conformity (DoC)
• Bruksanvisning (om det finns en sådan)  

HV Kemiska produkter

Rengör, löser upp, skyddar, färgar alternativt påverkar biologiska eller kemiska processer. Exempelvis myggmedel, handdesinfektion eller schampo till hund.

• Artwork  
• Säkerhetsdatablad
• Bruksanvisning (om det finns en sådan)  

HV Kosmetiska produkter  

Rengör, parfymerar, förändrar utseendet, skyddar, vårdar eller påverkar kroppslukt hos människa. Används på kroppens yttre delar (hud, hår, naglar, läppar, tänder, slemhinnor i munnen). Exempelvis deodorant, fotkräm, ögonskugga, hårspray eller schampo till människa.

• Artwork (endast på begäran)
• Egendeklaration Kosmetiska Produkter
  Kontroll ska ske av att kosmetiska produkter uppfyller kraven i:
  Apotek Hjärtat Restricted Cosmetic Ingredients
• Ingredienslista (endast på begäran)

HV Djurfoder

Allt djur äter som inte är läkemedel. Exempelvis torrfoder, våtfoder eller tillskott.

• Egendeklaration Djurfoder
• Checklista Egendeklaration Djurfoder   

HV Övriga Handelsvaror  

Produkter som inte tillhör någon av de övriga specifika produkttyperna. Exempelvis kam, hårfön, napp eller sexleksak.

OTC Human

Receptfria läkemedel till människa.   

OTC Veterinär

Receptfria läkemedel till djur.   

Prisaviseringar

Nedan finner du vår prisaviseringsmall. Eventuella prisjusteringar hanteras i samband med våra revideringsfönster (feb, maj och okt). Prisavisering ska skickas till KIA och KIC senast 12 veckor före närmaste revideringsfönster och lämnas i Apotek Hjärtats prisaviseringsmall. Båda parter ska vara överens innan nytt pris börjar gälla.

För att en prisavisering ska anses komplett och kunna behandlas ska den innehålla ett tydligt, korrekt och evidensbaserat underlag som styrker den begärda justeringen. Underlaget ska minst visa specifika kostnadsförändringar på produktnivå, generella overheadkostnader, hur kostnadsutvecklingen påverkar totalkostnaden, vilken tidsperiod förändringen avser samt evidens som stödjer detta. Generella makroekonomiska trender, generella kostnadshöjningar eller marknadsprissättning utgör inte i sig tillräckligt underlag.

Om aviseringen är ofullständig eller saknar korrekt underlag räknas 12 veckorsfristen från den dag komplett avisering har inkommit.

Prisaviseringsmall 
Kontaktuppgifter: ansvarig Kategori- och Inköpschef (KIC)
Kontaktuppgifter: ansvarig Kategori- och Inköpskoordinator (KIA).

Ändringar, uppdateringar och utgående produkter på befintligt sortiment

Nedan finner du information för ändringar, uppdateringar och utgående produkter på befintligt sortiment.  

OBS ny rutin! Nytt GTIN hanteras som en ny artikel och ska aviseras som nyhet via artikelportalen i rätt PPH (Primary Product Hierarchy) med tillhörande dokument som ni hittar i avsnittet " Avisering och dokumentation till Apotek Hjärtat" ovan.  

Ändringar och uppdateringar av befintligt sortiment hanteras i artikelportalen och kommuniceras till ansvarig Kategori- och Inköpschef samt ansvarig Kategori- och Inköpskoordinator

Utgående produkter på befintligt sortiment skickas till ansvarig Kategori- och Inköpschef

Glöm inte att uppdatera ändringarna i Validoo om artikeln finns där. 

Produktprov

Produktprov används för att granska och kvalitetssäkra artiklar som tas in i sortimentet. Observera att Apotek Hjärtat kontaktar leverantör vid behov för att be dem skicka in varuprover.

Producentansvar gällande förpackningar

Läs mer om produktansvar gällande förpackningar här.

Är du ny leverantör?

Är du ny leverantör och vill avisera artiklar till Apotek Hjärtat? Kontakta följande:  
Egenvård: ansvarig Kategori- och Inköpschef
Rx: rx@apotekhjartat.se

Skriv ett mejl med följande innehåll:

• Information kring ert produkterbjudande, inkl priser ifyllt i Prisaviseringsmall
• Information om företaget med länk till er webbplats
• Kontaktuppgifter

Vid ömsesidigt intresse kontaktas ni av sortimentsansvarig för aktuell kategori.